Российские аналоги Notion

Notion — платформа для управления информацией и рабочими процессами. Что можно делать с ее помощью:

• Создавать форматируемые заметки и документы. В тексты можно добавлять изображения, цитаты, списки, встроенные файлы. 

• Планировать задачи. Планировщик позволяет писать списки дел и разделять их по категориям, назначать дедлайны, отслеживать прогресс. 

• Вести базы данных. Можно создавать таблицы, календари и списки, настраивать сортировку информации и фильтры для поиска. 

• Создавать корпоративные Wiki. Notion можно использовать для хранения знаний компании. Можно создавать древовидные базы с иерархической структурой, добавлять ссылки и встроенные элементы. 

Платформа подходит для совместной работы. Например, несколько пользователей может одновременно редактировать одну страницу — добавлять комментарии и вносить исправления. 

Notion поддерживает фильтрацию, сортировку и такие форматы представления информации, как таблицы, канбан-доски, календари, разделы со страницами и не только. 

Российские компании были довольны функциональностью Notion, но им пришлось искать альтернативу. Почему выбирают другие решения:

• Отсутствие блокировок и ограничений функционала. Notion, как американская компания, обязана соблюдать санкции США. Это привело к блокировке аккаунтов, связанных с российскими платежными средствами, и ограничению доступа с российских IP-адресов (без использования VPN). А компании хотят уверенности в своих инструментах.

• Русскоязычный интерфейс и локальная поддержка. В Notion этого нет, поэтому у начинающих пользователей возникают сложности в работе с платформой. 

• Хранение данных в РФ. Законодательство и регуляторы диктуют такую необходимость в связи с усилением требований к информационной безопасности. 

• Использование инструментов напрямую. Прямой доступ к Notion есть не всегда, поэтому часто приходится работать через VPN.

• Доступные тарифы для малого и среднего бизнеса. Продвинутые планы Notion дорогие и рассчитаны на большие компании. 

• Интеграции с российскими сервисами. Важно, чтобы решение могло интегрироваться с почтой, мессенджерами и внутренними системами.

Некоторые компании отказываются от использования Notion из-за его гибкости. Им нужно не универсальное решение, а локальное — с шаблонами для формализованных процессов. Российские платформы обеспечивают цифровые рабочие пространства с учетом законодательных требований. 

Начнем с решений, которые компании выбирают чаще всего. 

WEEEK

WEEEK — облачный сервис для управления задачами, проектами и командой. Он объединяет в одном рабочем пространстве таск-менеджер, CRM и корпоративную базу знаний. Платформа позволяет планировать задачи, отслеживать дедлайны, вести сделки и хранить корпоративную документацию.

Функции WEEEK:

• Kanban-доски и списки задач — визуальное представление и распределение задач по статусам, назначение сроков и приоритетности.

• Базы знаний — структурирование документации по категориям, поддержка вложенных страниц и поиск по словам.

• Календари и диаграммы Ганта — планирование проектов и отслеживание сроков выполнения.

• Совместная работа — комментарии, уведомления, контроль прав доступа для отдельных пользователей и команд.

• Интеграции с разными сервисами — возможность импорта информации из Trello, Asana, Jira, Notion email-уведомлений и мессенджеров.

Примеры применения:

• Стартапы используют WEEEK для дорожных карт продукта, релизов и распределения задач между разработчиками, дизайнерами и менеджерами.

• Маркетинговые агентства с помощью решения контролируют работу копирайтеров, дизайнеров и менеджеров, синхронизируя задачи с планами и календарями.

• Образовательные проекты применяют платформу для создания расписаний, управления заданиями для учащихся и подготовки учебных материалов.

Yonote

Yonote — платформа, объединяющая опции для командной работы с информацией и управления знаниями. В решении собраны база знаний, документация, планировщик задач, визуальные доски и другие инструменты. Функции:

• создание страниц с текстом, таблицами, изображениями и задачами;

• формирование заметок, документов, таблиц, канбан-досок и календарей для планирования задач;

• интеграция с другими сервисами: Google Docs, Figma, Miro, Trello и YouTube;

• совместная работа: комментарии, упоминания и уведомления для всех участников;

• настройка разных уровней доступа.

Yonote подходит любым компаниям. Для безопасности данных можно настроить разные уровни доступа.

Teamly

Teamly — онлайн-платформа, которая позволяет собрать бизнес-процессы команды в одном месте. С ее помощью можно управлять знаниями, задачами, проектами и обучением сотрудников.

В Teamly есть база знаний с древовидной структурой, ИИ-помощник, трекер задач, обучающие курсы и «умные» таблицы. Благодаря этим функциям корпоративная информация хранится централизованно, а работать с ней совместно — легко. Что еще предоставляет платформа:

• совместное редактирование, работа с версиями и хранение истории изменений;

• AI-генерация обучения и тестов для команды;

• гибкая система распределения доступов;

• автоматизация работы с текстом и задачами;

Teamly помогает сохранять опыт сотрудников, проводить полноценное обучение, быстрее находить информацию в базе и ответы на вопросы.

EvaWiki

EvaWiki — платформа для работы с данными и документами. Он позволяет создавать базы знаний с древовидной структурой, контролировать изменения в документах, импортировать и экспортировать файлы. Система поможет систематизировать информацию разных отделов и облегчить управление знаниями. Функции:

• создание иерархии документов;

• совместное редактирование;

• история версий и откат изменений;

• плагины и визуальные расширения;

• поддержка SSO/AD и LDAP;

• шифрование документов;

• интеграции через API. 

Если нужно больше возможностей, платформу можно интегрировать с Active Directory и другими инструментами. 

Продукт включен в Единый реестр российского ПО (номер 25215 от 02.12.2024), что важно для госорганизаций и компаний с требованиями к импортозамещению.

Аспро.Cloud

Аспро.Cloud — российская облачная платформа, которая помогает управлять бизнесом. Она располагает всем необходимым для работы с проектами, задачами, продажами, клиентами, документами и финансами. В одной платформе собраны CRM, таск-трекер, аналитика, база знаний и инструменты для автоматизации. Функции:

• ведение задач и проектов;

• CRM для продаж и коммуникации с клиентами;

• финансовый учет;

• корпоративная база знаний;

• создание документов;

• управление процессами и автоматизация;

• интеграции (API, мессенджеры, банки);

• доступ через приложения;

• шифрование данных.

Платформа подходит для компаний любого масштаба. Она помогает сделать бизнес-процессы контролируемыми, сократить ручные операции и быстрее принимать решения на основе актуальной информации.

Указана стоимость за весь аккаунт (на тарифе «Старт» — до 5 пользователей, «Команда» — до 15, «Бизнес» — до 30, «Корпорация» — без ограничений). Подробнее — на официальном сайте.

Яндекс Wiki

Яндекс Wiki — инструмент, базовый функционал которого бесплатен. Однако для полноценного корпоративного использования (интеграция с Яндекс.Трекером, диском, почтой) требуется подписка Яндекс 360. Подробные тарифы — на сайте Яндекс.Cloud.

Возможности:

• иерархия страниц;

• поиск по базе знаний;

• форматирование с помощью Markdown;

• управление доступом и ограничение прав;

• история изменений и отслеживание правок;

• встраивание задач и форм.

Сервис интегрируется с другими инструментами Яндекса, такими, как Tracker и Forms. Основная задача интеграции — упростить обмен знаниями, инструкциями и корпоративной информацией. 

На рынке есть платформы, которые в тени более популярных. Их функционал и возможности тоже достойны внимания. 

Strive

Strive — платформа для работы с документами и задачами, предназначенная для небольших и средних команд. С ее помощью можно создавать страницы с текстовым контентом, картинками, таблицами и списками.

Доступны Kanban-доски для наглядного распределения задач, календари для планирования сроков и отчеты для контроля деятельности команд. Strive позволяет оставлять комментарии, назначать ответственных и получать текущие данные. Возможности решения:

• создание и редактирование страниц и документов;

• блочная структура (текст, списки, таблицы, чек-листы и изображения);

• базы данных и таблицы с фильтрацией и сортировкой;

• шаблоны для заметок, проектов и задач;

• совместная работа в реальном времени;

• комментарии и обсуждения внутри страниц;

• управление задачами и статусами;

• иерархия страниц и вложенные документы;

• поиск по всему рабочему пространству;

• история изменений и откат версий;

• разграничение прав доступа для пользователей;

• работа в браузере без установки ПО;

• хранение данных на российских серверах.

Доступно мобильное приложение для iOS (требуется версия 15.6 и новее).

Minerva Knowledge

Minerva Knowledge — система управления знаниями от отечественной компании Minervasoft. Она помогает компаниям хранить, систематизировать и эффективно использовать внутреннюю информацию. Благодаря системе сотрудники будут быстрее находить ответы на вопросы, осваивать корпоративные регламенты и обучаться. Функции Minerva Knowledge:

• централизованное хранение корпоративных данных и документации;

• визуальный и текстовый редактор контента; 

• интеллектуальный поиск с учетом опечаток, синонимов и семантики;

• настройка прав доступа для разных ролей и подразделений;

• поддержка разных форматов представления информации (файлы, схемы, таблицы, диаграммы, изображение и другие);

• AI‑ассистент Minerva Copilot для помощи в работе с базой знаний; 

• поддержка миграции данных из других аналогичных систем;

• интеграция с корпоративными системами и инструментами. 

Платформа подходит для работы с большими данными, без проблем интегрируется в текущие бизнес-процессы и поддерживает гибкое распределение доступа. Может разворачиваться на собственных серверах или в корпоративном облаке. 

Платформа уже используется крупными компаниями. Например, в Dodo Brands внедрение Minerva Knowledge позволило повысить эффективность поиска информации на 10% (с 6,5 до 7,1 балла) и уровень обслуживания с 75% до 83%.

Тарифов в открытом доступе нет. Общая информация:

Kaiten 

Kaiten — облачная платформа для управления проектами, задачами и бизнес-процессами. С ее помощью можно на специальных досках визуализировать работу команды. Так проще отслеживать готовность задач и распределять нагрузку. Кроме того, визуализация помогает повысить прозрачность рабочих процессов. Возможности Kaiten:

• Kanban‑ и Scrum‑доски для визуализации бизнес-процессов;

• создание отчетов и диаграмм Ганта;

• аналитика по Lead time, Block time и другим метрикам;

• иерархия рабочих задач; 

• автоматизация повторяющихся операций; 

• интеграция с внешними инструментами, такими, как GitHub и GitLab, Telegram и другими. 

Kaiten подходит для всех — от маленьких проектов до больших компаний. Для корпоративных клиентов доступные разные варианты установки, использование в облаке. 

Чтобы найти подходящее по цене и функционалу решение, действуйте так:

• Определите задачи, которые планируете решать с помощью платформы. Не всем нужны универсальные платформы с массой функций — от создания заметок до ведения баз данных и вики. Кто-то хочет поддерживать корпоративную базу знаний, кто-то — управлять проектами или командой работать над документами. Если будете понимать цель, то сможете отбросить неподходящие решения и облегчить себе выбор. 

• Обратите внимание на удобство навигации. Замена Notion позволяет логично организовывать информацию, создавать разделы и страницы, быстро искать данные и использовать шаблоны. Чем проще сотрудникам ориентироваться в платформе, тем больше шансов, что инструмент станет частью бизнес-процессов, а не формальностью. 

• Проверьте, есть ли совместное редактирование, комментирование и управление доступами. Разные группы пользователей должны видеть только нужную им информацию. Желательно, чтобы рабочие процессы сохранялись, чтобы можно было контролировать действия. Это нужно для распределенных команд и компаний с большим объемом документации.

• Оцените сложность внедрения и стоимость владения. Инструмент не принесет пользы, если команде непросто его осваивать. Обратите внимание на наличие поддержки от вендора и обучающих материалов. Если есть бесплатный тариф или тестовый период, попробуйте решение в работе. 

• Оцените заявленную функциональность. Одни сервисы лучше подходят для баз знаний и ведения документации, другие — для больших проектов, третьи — для совместной работы над задачами. Перегрузка платформы лишними возможностями усложнит работу. 

• Учитывайте вопросы безопасности и хранения данных. Имеет значение, где физически размещаются данные, есть ли резервное копирование и ограничение доступа к чувствительной информации. Иногда решающим фактором становится возможность развернуть систему на локальных серверах или использовать сервис, который соответствует требованиям регуляторов.

На российском рынке есть решения, которые закрывают корпоративные сценарии после отказа от Notion. Если список задач большой, можно комбинировать платформы. Чтобы угадать с выбором, оцените функционал каждой, тарифы, перспективы, возможности интеграций. Многие системы можно бесплатно протестировать перед использованием. 

Вот шпаргалка с описанием российских решений и их функций: