Российские аналоги Confluence

Приходится искать замену. Альтернативное решение должно выполнять функции Confluence и соответствовать требованиям российского рынка. 

Рассказываем, какие сервисы могут подойти. 

Ключевой критерий выбора — архитектура развертывания. Решения делятся на:

• Облачные (SaaS). Wiki в облаке Cloud.ru, Yandex Wiki, Bitrix24.Wiki, облачные версии других платформ. Быстрое внедрение, но данные находятся у вендора.

• Локальные или коробочные. EvaWiki, Gran, возможности развертывания у Minerva Knowledge и Naumen KMS. Данные хранятся на собственных серверах, что критично для требований 152-ФЗ (о персональных данных) и 187-ФЗ (о КИИ).

• Гибридные. Некоторые вендоры предлагают оба варианта. Этот выбор определяет безопасность, контроль и соответствие регуляторным требованиям.

Confluence — платформа от Atlassian для управления знаниями и совместной работы. Она позволяет командам создавать структурированные базы знаний, хранить и редактировать документацию. 

Сервис подойдет всем, кому нужно централизованное пространство для работы. В первую очередь IT-организациям, компаниям с большим штатом сотрудников, распределенным командам. Им необходимы совместная работа над проектами, возможность редактировать данные и отслеживать версии. 

Confluence становится единым источником знаний и упрощает коммуникацию. Функции платформы:

• Создание контента — текстовый редактор с готовыми шаблонами, таблицами, диаграммами, изображениями и медиа.

• Совместное редактирование — одновременная работа нескольких пользователей, отображение изменений.

• Комментарии и обсуждения — возможность вносить к страницам или отдельным текстовым фрагментам пояснения, которые будут видны всей команде. 

• Пространства (Spaces) — отдельные рабочие области для разных проектов и команд.

• Поиск по контенту — инструменты для поиска по базе знаний и проектам.

• Контроль версий — просмотр изменений, сравнение и откат к предыдущим вариантам. 

• Управление доступами — разграничение права на просмотр и редактирование страниц и использование рабочих пространств.

• Бесшовные интеграции — работа в связке с инструментами Jira и другими внешними сервисами. 

• Уведомления и подписки — отправка оповещений о событиях в корпоративной базе знаний и рабочих пространствах.

• Макросы и расширения — обогащение функциональности путем добавления дорожных карт, списков задач и интерактивного контента.

Это функции Confluence, которые чаще всего используются. Есть и другие для команд совместной разработки и бизнес-задач. 

Преимущества и минусы платформы: 

Компании задумываются о переходе с Confluence на локальные решения не только из-за санкций и ограничения функционала сервиса. Для российских организаций ужесточились требования к безопасности данных и построению рабочих процессов. Полный список причин перехода на российские платформы:

• Стабильность работы. Локальные решения свободны от санкций и блокировок, поэтому позволяют поддерживать непрерывные бизнес-процессы. 

• Соответствие российскому законодательству. Сервисы изначально разрабатывались с учетом требований к хранению и обработке данных, поэтому их не нужно адаптировать. 

• Контроль над данными. Платформы можно размещать на собственных серверах или в российских дата-центрах, что повышает уровень доверия и безопасности.

• Поддержка и развитие продукта. Российские платформы регулярно обновляются под потребности бизнеса, поддерживаются разработчиками и активным сообществом пользователей. 

• Интерфейс и документации на русском языке. Хотя Confluence имеет локализацию, российские аналоги изначально разработаны с учетом локальных требований и особенностей документооборота, а их поддержка оперативно реагирует на запросы российских пользователей. 

• Прекращение поддержки локальных версий. Atlassian — производитель Confluence — полностью прекратил продажи и поддержку локальных версий своих продуктов, перейдя на облачную модель. Это лишило многие компании возможности легально обновлять уже приобретенные серверные версии.

На рынке все больше решений, которые подходят компаниям разного масштаба. Представляем подборку самых популярных.

Yandex Wiki

Yandex Wiki — сервис для создания корпоративной базы знаний. Он применяется для хранения инструкций, документации по проектам, контактов и других данных. Платформа позволяет совместно работать над контентом, редактировать информацию и обсуждать изменения. 

Возможности: 

• создание базы знаний с иерархической структурой;

• работа с контентом в визуальном редакторе или через разметку Markdown; 

• поиск по страницам базы знаний;

• история версий с возможностью сравнения изменений и восстановления прошлых версий; 

• управление правами доступа;

• интеграция с «Яндекс Трекер» для добавления задач в рабочее пространство;

• интеграция с «Яндекс Формы» для опросов и заявок через Wiki; 

• подписка на страницы и добавление нужных данных в избранное для быстрого доступа.

Yandex Wiki — это компонент корпоративного пакета «Яндекс 360» (ранее «Яндекс.Бизнес»). Отдельного тарифа на Wiki не существует: функциональность доступна в рамках подписки на «Яндекс 360», которая включает и другие инструменты для совместной работы. Бесплатный тариф «Яндекс 360» имеет ограничения, а платные тарифы расширяют возможности всего пакета.

Сильные и слабые стороны сервиса:

Bitrix24.Wiki

Bitrix24.Wiki — встроенный инструмент в платформе Bitrix24, который позволяет компаниям создавать корпоративные базы знаний. Организация может хранить в структурированном формате документацию, инструкции, регламенты и другие данные. Сервис функционирует в рамках бизнес-пространства Bitrix24 и предоставляет возможности для совместной работы с информацией внутри команды и проектов:

• создание и редактирование страниц в визуальном редакторе или вики-разметке; 

• формирование оглавления для содержимого базы с целью навигации;

• вставка изображений и других медиафайлов в страницы; 

• назначение категорий и тегов для поиска нужных данных; 

• поиск по базе знаний; 

• публикация комментариев для обсуждения контента на страницах базы; 

• история изменений с возможностью сравнить публикации и откатиться к предыдущим версиям;

• интеграция Wiki с другими инструментами Bitrix24.

Wiki входит в функционал Bitrix24 и доступен на бесплатном тарифе. Компания получит базовые возможности базы знаний без ограничений по количеству страниц. При этом бесплатный тариф Bitrix24 ограничен 12 пользователями и 5 ГБ дискового пространства.

Платные тарифы Bitrix24 расширяют общий функционал платформы, увеличивают объем хранилища и дают доступ к более продвинутым бизнес-инструментам. 

Minerva Knowledge

Minerva Knowledge — это система управления знаниями (СУЗ), которая использует машинное обучение для улучшения поиска. В экосистему Minerva также входит ИИ-ассистент Minerva Copilot, который можно интегрировать с базой знаний. Функции Minerva Knowledge включают:

• поиск с использованием ML-моделей, учитывающих смысл запроса (семантический поиск) и допускающих опечатки;

• интеграцию с ИИ-ассистентом Minerva Copilot для автоматизации ответов и рекомендаций;

• создание структурированной базы знаний для хранения корпоративных документов, инструкций и скриптов;

• разграничение прав доступа для пользователей;

• визуальный и текстовый редакторы для совместной работы над документацией;

• аналитика контента для оценки данных, подготовка отчетов по использованию базы знаний;

• миграция данных из Confluence и других wiki-платформ;

• интеграция с корпоративными системами через API.

Стоимость использования сервиса зависит от потребностей клиента и рассчитывается по разным факторам: числу пользователей, объему данных и требованиям к интеграции. Можно перед покупкой лицензии запросить демонстрацию возможностей.

Teamly

Teamly — облачная платформа для управления знаниями и совместной работой команд. Она объединяет инструменты для создания баз данных, корпоративной коммуникации, планирования и визуализации задач, отслеживания дедлайнов. Некоторые функции: 

• обмен сообщениями между участниками команды;

• управление задачами и проектами, Kanban‑доски;

• отслеживание дедлайнов по задачам и создание отчетов;

• запись экранов рабочих компьютеров;

• совместная работа с визуальным контентом, файлами и документами. 

Teamly предлагает несколько тарифов, стоимость которых рассчитывается индивидуально в зависимости от количества пользователей и необходимого функционала.

Platrum

Platrum — российская low-code платформа для автоматизации бизнес-процессов. С ее помощью можно создавать приложения, включая базу знаний, конструктор процессов, дашборды для метрик KPI, инструменты для планирования и учета. Платформа позволяет объединять бизнес-процессы в едином рабочем пространстве.

Решение подходит владельцам компаний, руководителям отделов, HR и топ-менеджерам. Платформа поможет сократить количество ручных рутинных операций, оптимизировать планирование и совместно работать над проектами. Функции:

• база знаний;

• учет и финансовое планирование;

• метрики и дашборды;

• планирование задач;

• хранение паролей;

• создание корпоративного мессенджера с помощью конструктора.

Есть разные тарифы: бесплатный «Персональный», «Начальный» за 1710 руб в месяц (на 1-3 пользователей), «Базовый» за 4410 руб в месяц (на 5-10 пользователей), «Профи» за 17910 руб в месяц (на 10-50 пользователей). 

Naumen KMS

Naumen KMS (Knowledge Management System) — система управления знаниями от компании Naumen, специализирующейся на решениях для клиентского сервиса (Service Desk, CRM). Может использоваться как самостоятельный продукт, так и в составе платформы Naumen Service Desk. Интегрируется с ИИ-помощником Naumen Copilot (опционально).

Платформа подходит средним и крупным компаниям, контакт-центрам, ИТ-подразделениям. Она используется там, где важно быстро находить свежие данные, стандартизировать знания, ускорять онбординг сотрудников и повышать качество обслуживания. Возможности решения:

• умный поиск по базе знаний;

• создание и редактирование контента с помощью визуального редактора и шаблонов

• управление доступом и уведомлениями

• хранение версий

• создание отчетов по контенту

• интеллектуальный ИИ-помощник Naumen KMS Copilot

Стоимость использования платформы рассчитывается индивидуально. Расценки зависят от задач бизнеса, количества пользователей и необходимого функционала. 

Мы описали не все популярные на российском рынке решения. Представляем еще три платформы, которые позволят управлять корпоративными знаниями, оптимизировать бизнес-процессы и организовать совместную работу команды. 

Дополнительно к перечисленным решениям можно использовать облачные сервисы платформы Cloud.ru Evolution. Она включает несколько решений для разных бизнес-задач. 

Внедрение альтернативы Confluence — не просто замена одного инструмента другим. Нужно изучить возможности сервисов и понять, как их применять для своих задач. Вот факторы, которые стоит учесть: 

• Функциональность базы знаний — наличие структурированных рабочих пространств, шаблонов, сохранения версий и изменений. Базу должно быть удобно пополнять и использовать. Подходящие решения в этом плане: Yandex Wiki, Teamly, Minerva Knowledge, Naumen KMS.

• Совместная работа и коллаборация — возможность одновременного редактирования документов, добавления комментариев и отправки уведомлений. Подходящие решения: Yandex Wiki, Bitrix24.Wiki, Teamly.

• Масштабируемость — возможность подстраивать функции решения под потребности компании и растущую команду. Для больших проектов можно использовать Minerva Knowledge, Naumen KMS и Platrum.

• Интеграции с корпоративными системами — работа в связке с таск-менеджерами, электронной почтой, мессенджерами, инструментами разработки и другими решениями. Варианты: Bitrix24.Wiki, Teamly и Naumen KMS. 

• Безопасность и контроль доступа — возможность разграничивать права доступа, проводить аудит работы и проверять соответствие требованиям по информационной безопасности. В этом плане лидируют Naumen KMS, Minerva Knowledge и L2U InKnowledge.

• Простота развертывания и минимальный порог входа — интерфейс на русском языке и удобство для сотрудников. По этим критериям лидируют сервисы Yandex Wiki, Teamly и EvaWiki.

• Стоимость владения — релевантные бизнес-задачам расходы на лицензии, внедрение и масштабирование сервиса. Доступные варианты — Platrum, Teamly и EvaWiki.

Импортозамещение Confluence в российских компаниях требует осознанного отношения к выбору нового решения. Сервисы предлагают функциональность, которая сопоставима с зарубежной платформой. Они позволяют совместно работать над проектами, структурировать информацию в базе знаний, хранить истории версий и задавать пользователям релевантные права доступа. При выборе учитывайте требования законодательства, оцените возможность локального размещения данных и масштабы вендорской поддержки. Чтобы сохранить стабильность рабочих процессов, отдайте предпочтение зрелому решению с перспективами развития.