671 задача за два месяца до GoCloud Tech 2026: как идет подготовка к конференции

Для гостя GoCloud Tech — это один день. Для команды — два месяца подготовки, 671 задача в таск-трекере и десятки процессов, которые должны сработать одновременно. 

Меня зовут Анастасия Домбровская, я DevRel Cloud.ru. DevRel (Developer Relations) — это направление работы с техническим сообществом. Вместе с командой мы общаемся с разработчиками, архитекторами и инженерами, узнаем, какие задачи они решают, и помогаем им знакомиться с технологиями Cloud.ru.

Конференции — один из способов такого взаимодействия. Для нас важно не просто собрать участников и подготовить доклады, а создать пространство, где можно получить практический опыт, разобраться в технологиях и напрямую пообщаться с теми, кто их создает и использует.

Расскажу, что происходит за кулисами, пока конференция из идеи превращается в реальность: как собирается программа, готовятся доклады, строятся технозоны, проходят репетиции и монтаж — и где за ощущением «все просто работает» стоят сотни задач, десятки команд и два месяца подготовки. 

Большая конференция начинается не со сцены, света и даже не со списка спикеров. Сначала нужно понять, зачем мы вообще делаем это мероприятие, для кого и что должно произойти, чтобы в конце можно было сказать: «да, все получилось».

Для GoCloud Tech 2026 мы сначала определили аудиторию и задачу мероприятия. Хотели сделать не просто большое ИТ-событие, а инженерную площадку для разработчиков, архитекторов, техлидов, инженеров данных и ML-специалистов — как раз тех, кто создает сложные платформы и системы. 

От этого уже строилось все остальное:

• Хотим быть полезными инженерной аудитории? Значит, в программе должны быть не обзорные и рекламные выступления, а реальные технические кейсы, архитектурные решения и практический опыт команд. 

• Ждем, что гости будут не только слушать, но и оценивать технологии на практике? Тогда нужны воркшопы, технозоны и практические лаборатории. 

• Рассчитываем создать пространство для профессионального общения? Не обойтись без дискуссий, зоны для общения с экспертами и нетворкинга.

Всего за два месяца — от первого брифа до 15 октября — подготовка GoCloud Tech превратилась в 671 задачу. В этом списке все: программа и спикеры, площадка и техника, технозоны и воркшопы, трансляция, регистрация, навигация, мерч, кейтеринг и множество деталей, которые гость обычно просто не замечает. 

Когда с общей концепцией определились, начинается следующий большой этап — наполнить ее содержанием. Нужно решить, о чем говорить с аудиторией, какие темы действительно заслуживают места в программе и как собрать их в цельный день.

В этом году мы впервые предложили внешним экспертам прислать свои темы и доклады для участия в GoCloud Tech. Так в программу попали предложения не только от экспертов Cloud.ru, но и от специалистов из других компаний и команд. В итоге собрали все вокруг трех треков: «Инфраструктура», «Разработка», «Данные и ML».

Но получить интересную тему от эксперта — это только начало. Каждую заявку нужно оценить с точки зрения аудитории: есть ли в ней реальный инженерный опыт, понятна ли практическая ценность, не повторяет ли она соседний доклад, достаточно ли технической глубины.

Иногда исходную формулировку приходится менять почти полностью, хотя сам кейс остается тем же. Например, тема «как мы внедряли ИИ» может звучать слишком широко. Тогда вместе со спикером мы разбираемся, что именно стоит за этим опытом: какую задачу решала команда, почему выбрала конкретный подход, с какими ограничениями столкнулась и к каким результатам пришла. Так общая тема превращается в конкретную техническую историю, из которой слушатель может вынести для себя что-то полезное. 

Когда темы отобраны и доработаны, их нужно сложить в общую сетку. И здесь начинается конструкторная сборка: нужно учесть спикеров, длительность выступлений, дискуссии, перерывы и параллельные треки.

Важно, чтобы основательные доклады не пересекались между собой, после выступлений оставалось время переключиться, а также была возможность успеть заглянуть в технозоны или попасть на практический формат.

На этом этапе конференция все еще существует в основном в таблицах, созвонах и презентациях. Сцены пока нет, но уже есть расписание. Следующий шаг — превратить темы в конкретные выступления: вместе со спикерами собрать содержание, презентации и демо, а потом отработать все это на репетициях. 

Когда мы уточнили идеи докладов для программы, продолжаем индивидуальную работу с каждым спикером: о чем именно будет выступление, какой кейс лежит в его основе и что слушатель должен вынести из него. Отдельно работаем с названием, аннотацией и тезисами — тема должна быть понятной еще до того, как человек откроет презентацию.

Потом переходим к содержанию. Смотрим структуру, обсуждаем техническую глубину, проверяем, укладывается ли материал в отведенное время. Иногда оказывается, что спикер пытается за 40 минут рассказать то, на что в реальности нужно два часа. Тогда вместе определяем, что оставить, а что убрать. 

Отдельная большая часть работы — презентации. У каждого спикера свой подход: кто-то приходит с практически готовыми слайдами, а кто-то начинает с нескольких схем, заметок или даже просто набора мыслей. В любом случае материалы проходят несколько итераций. Смотрим на логику, читаемость схем, количество текста и то, насколько слайды помогают рассказу, а не конкурируют с ним. 

После правок наступает время репетиций. Здесь важно понять, как доклад звучит со сцены, укладывается ли спикер в тайминг, корректно ли переключаются слайды, запускаются ли видео и демо. Для сложных выступлений заранее готовим запасной сценарий на случай технических проблем. В итоге за каждым 30–40-минутным докладом стоят недели подготовки. 

Параллельно с программой начинает собираться сама площадка. Нужно превратить расписание и идеи конференции в физическое пространство: определить, где будут сцены, технозоны и воркшопы, как гости будут перемещаться между ними и что именно они смогут там делать.

Особенно много работы приходится на четыре технозоны: Инфраструктура, Разработка, Данные и ИИ-сервисы. Мы не хотели делать их просто выставочными стендами, поэтому для каждой продумываем конкретные сценарии взаимодействия. Гость может посмотреть демонстрацию, обсудить свой кейс с инженером или попробовать технологию на практике.

Чтобы эксперты и гости сразу находили общий язык, для каждой зоны готовим меню сценариев — набор типовых задач и вопросов, с которыми можно прийти к специалисту. Отдельно составляем расписание, чтобы в нужное время на месте был эксперт по конкретному продукту или технологии.

Некоторые сценарии устроены как небольшие технологические цепочки. Например, в зоне данных можно увидеть, как информация проходит путь от физических IoT-датчиков до BI: датчики передают данные в облако, сервисы дата-платформы их обрабатывают, а результат появляется на экране. 

Если после этого захочется разобраться глубже, можно перейти в Лабораторию решений. Получается естественный сценарий: сначала посмотреть, потом обсудить с инженером и, если интересно, попробовать самом

А для тех, кто хочет сразу перейти к практике, есть воркшопы. На конференции пройдет 6 воркшопов на 25 человек каждый. Для каждого нужно подготовить сценарий, рабочие места, оборудование, инструкции и экспертов, которые будут помогать участникам. Причем все это должно работать параллельно с основной программой конференции.

Параллельно собирается все, что помогает ориентироваться в этом пространстве: навигация, расписание, оформление зон. Перед открытием мы отдельно проходим площадку глазами гостя — от регистрации до нужной сцены, технозоны или воркшопа. Так можно заметить то, что не видно на плане: непонятный маршрут, неудачное расположение указателя или место, где гостям может не хватить пространства.

Когда пространство и программа собраны, начинается финальная проверка. Теперь недостаточно убедиться, что каждый элемент работает сам по себе. Нужно проверить, как они работают одновременно.

Проходим сцены, доклады, трансляцию, демонстрации, технозоны и воркшопы. Проверяем тайминг, переключения, звук, видео и оборудование. Если что-то идет не по плану, еще есть время это исправить или подготовить запасной сценарий.

В этот момент особенно хорошо видно, сколько процессов завязано друг на друге: как изменение времени одного доклада может повлиять на трансляцию, работу сцены, навигацию и расписание команды.

Даже после всех проверок предусмотреть абсолютно все невозможно. Поэтому еще до старта конференции важно продумать, что делать, если что-то пойдет не по плану.

Что может пойти не так? Например, спикер опоздает или заболеет, демо не запустится, оборудование перестанет работать, на воркшоп придет участник без ноутбука, а в технозоне внезапно окажется больше людей, чем ожидали.

Для таких ситуаций заранее готовим запасные варианты. Если доклад зависит от демо в прямом эфире, продумываем, чем его заменить при проблемах с сетью. А если на площадке работает оборудование, определяем ответственных, которые смогут быстро его перезапустить или заменить. Для воркшопов и технозон закладываем запас расходных материалов и оборудования.

Чем ближе 15 октября, тем меньше остается задач, которые можно выполнять независимо друг от друга. К этому моменту уже понятно, кто и где должен быть. Спикеры готовятся к выступлениям, техническая команда проверяет сцены и трансляцию, эксперты готовятся к работе в технозонах, команды воркшопов — к встрече участников. Параллельно финализируются регистрация, навигация, кейтеринг и другие процессы на площадке.

При этом план все еще может меняться. Один сдвиг в программе затрагивает сразу несколько команд, новая механика воркшопа требует дополнительного оборудования, а изменение схемы площадки — навигации и монтажа. Поэтому чем ближе конференция, тем важнее не только закрывать свои задачи, но и постоянно синхронизироваться с теми, от кого зависит следующий шаг.

Финальные дни — это уже не столько про создание новых элементов, сколько про сборку всего в единый сценарий. Все, что готовилось последние два месяца, должно сойтись к 15 октября в одной точке: когда откроются двери, у каждой команды будет свой участок работы, а у каждого процесса — понятный сценарий.

И масштабы здесь можно измерять не только задачами. Только представьте, если выстроить в одну линию все, что подготовили для конференции, — от ланъярдов и стульев до бутылок, штандартов, канапе, хот-догов, стикеров и сырников, — получится около 2,37 километра.

Теперь вы знаете, что мы уже почти два месяца собираем GoCloud Tech по частям: придумываем программу, готовим доклады, строим технозоны, репетируем, проверяем технику и на всякий случай придумываем планы Б. А иногда и В. Осталось посмотреть, что из этого получилось.

Приходите на GoCloud Tech 2026 — послушать доклады, попробовать технологии в технозонах и воркшопах и увидеть все то, что мы так долго готовили. Ждем вас 15 октября в Москве. Не пропустите!