Управление бюджетами

Создать новый бюджет

Создавать бюджеты могут пользователи с ролями администратор организации и администратор затрат.

Система начинает собирать данные по бюджету с момента его создания, поэтому рекомендуется создавать бюджет до начала нового расчетного периода.

Чтобы создать новый бюджет:

1. Перейдите в разделе Контроль затрат.

   

2. Откройте вкладку Бюджеты.

3. Нажмите Создать бюджет.

4. Укажите уникальное название бюджета.

   Оно не должно совпадать с уже существующими, отмененными или завершенными бюджетами.

5. Выберите область действия бюджета.

   Бюджет может действовать на проект, проект и договор или договор.

   Переключитесь на нужный вам вариант:

   • Проект. Будет учитываться потребление в рамках конкретного проекта. Если проект создан в рамках нескольких договоров, то будет учитываться общее потребление по ним.

   • Проект и договор. Будет учитываться потребление по проекту в рамках одного договора, что может помочь с распределением ресурсов в рамках компании.

   • Договор. Будет учитываться потребление по всем проектам и сервисам в рамках этого договора.

6. (Опционально) Если вы хотите сузить область действия бюджета, в блоке Продукты нажмите Выбрать продукты и самостоятельно выберите те продукты, тарификацию которых нужно учитывать в этом бюджете. После создания бюджета список продуктов будет оставаться неизменным.

   При выборе продуктов вы увидите цветовую индикацию, обозначающую возможность автоматической приостановки ресусов (см. следующий шаг):

   • синий — продукт, ресурсы которого могут быть автоматически приостановлены;

   • серый — продукт, ресурсы которого не поддерживают возможности автоматической приостановки.

   Подсказка

   Если в этом блоке ничего не выбрано, то в бюджете учитывается тарификация всех продуктов, которые входят в область действия, выбранную на предыдущем шаге. Когда в договоре и/или проекте будут появляться новые продукты, они автоматически станут учитываться в области действия бюджета.

7. (Опционально) Активируйте или выключите опцию Приостановка ресурсов.

   Внутри продукта могут использоваться разные типы ресурсов: вычислительные ресурсы, например серверы, виртуальные машины, а также ресурсы для доступа и хранения информации, например, базы данных и хранилища данных. Если опция активирована, то как только достигается лимит бюджета:

   • Вычислительные ресурсы автоматически приостанавливаются и больше не тарифицируются.

   • Ресурсы доступа и хранения данных остаются активными и у вас есть доступ к информации, несмотря на приостановку вычислительных ресурсов. Обратите внимание, что управлять данными, например, копировать или удалять, вы сможете только при положительном балансе.

8. Определите повтор бюджета и его период.

   • В поле Повтор укажите, с какой периодичностью будет повторяться бюджет. Например, каждый месяц.

   • Укажите месяц, с которого будет действовать бюджет. Началом считается первое число месяца.

     Обратите внимание, если бюджет начинает действовать в текущем месяце, то для него будет учитываться текущее потребление.

   • Укажите месяц, в котором завершается действие бюджета. Датой окончания считается последнее число месяца.

9. Укажите лимит бюджета. Важно, чтобы эта сумма была больше суммы потребления по объекту, на который заводится бюджет.

   Если опция Приостановка ресурсов активирована (см. шаг 7), как только лимит бюджета будет достигнут, ресурсы будут приостановлены.

10. (Опционально) Настройте пороги бюджета. При их достижении будут автоматически отправляться уведомления на email, которые вы укажете в следующем шаге.

11. Выберите получателей оповещений. Они будут получать уведомления обо всех событиях по бюджету, например, о достижении порога или лимита бюджета.

12. Нажмите Создать бюджет.

Созданный бюджет отобразится в списке бюджетов.

Просмотреть детали бюджета

По каждому бюджету можно просмотреть детальную информацию. Для этого нажмите на строку бюджета, откроется его карточка со всей информацией.

Остановить бюджет

Если бюджет больше не нужен, его можно остановить.

1. Перейдите в раздел Контроль затрат, на вкладку Бюджеты.

2. Нажмите в строке бюджета и выберите Остановить.

   Обратите внимание, что остановленный бюджет невозможно будет запустить заново.

Создать новый бюджет на основе существующего

Если в уже существующий бюджет необходимо внести правки или создать похожий, рекомендуем воспользоваться опцией «Создание на основе». Она позволяет создать новый бюджет, используя уже существующий как шаблон.

Чтобы создать бюджет на основе существующего:

1. Перейдите в раздел Контроль затрат, на вкладку Бюджеты.

2. Нажмите в строке бюджета и выберите Создать на основе.

3. В открывшейся форме бюджета проверьте заданные параметры бюджета и внесите изменения, если это необходимо.

4. В конце формы с помощью чекбокса уточните, нужно ли останавливать текущий бюджет после создания нового.

5. Нажмите Создать бюджет.

После этого будет создан новый бюджет с указанными параметрами.